Mentions légales
Le CPAS de Berchem-Sainte-Agathe accorde une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel. Nous nous engageons à traiter vos données de manière transparente, conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la législation belge applicable.
Cette politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données à caractère personnel dans le cadre de nos missions d’aide sociale et de nos services.
En tant qu’institution publique d’aide sociale, le CPAS de Berchem-Sainte-Agathe traite vos données personnelles principalement sur la base d’obligations légales dans le cadre de ses missions d’intérêt public et d’accompagnement social. Dans certains cas, nous pouvons également traiter vos données sur la base de votre consentement ou dans le cadre d’une relation contractuelle.
Centre Public d’Action Sociale (CPAS) de Berchem-Sainte-Agathe
Avenue de Selliers de Moranville, 91
1082 Berchem-Sainte-Agathe – Belgique
- Téléphone : +32 (0)2 482 13 55
- Email : info@cpas-ocmwberchem.brussels
- Site web : https://cpasberchem.brussels
- Numéro d’entreprise (BCE) : 0212.346.757
Délégué à la Protection des Données (DPO) :
Vous pouvez contacter notre DPO pour toute question relative à la protection de vos données :
E-mail : dpo@cpas-ocmwberchem.brussels
Courrier : DPO, CPAS de Berchem-Sainte-Agathe, Avenue de Selliers de Moranville, 1082 Berchem-Sainte-Agathe
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
- Droit d’accès : Vous pouvez demander quelles données nous détenons sur vous et en obtenir une copie.
- Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction de données inexactes vous concernant.
- Droit à l’effacement : Dans certains cas, vous pouvez demander la suppression de vos données.
- Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander de restreindre l’utilisation de vos données.
- Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données dans certaines situations.
- Droit à la portabilité : Vous pouvez demander de récupérer vos données dans un format structuré pour les transmettre à un tiers.
Note importante : Dans le cadre des traitements basés sur une obligation légale ou une mission d’intérêt public, certains de ces droits peuvent être limités. Par exemple, vous ne pouvez pas demander l’effacement de données que nous sommes légalement tenus de conserver. Ces limitations seront toujours motivées et expliquées dans notre réponse à votre demande.
Pour exercer ces droits, contactez notre DPO aux coordonnées mentionnées ci-dessus. Nous répondrons à votre demande dans un délai d’un mois, sauf si la complexité de la demande justifie une prolongation de ce délai.
Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (www.autoriteprotectiondonnees.be).
Pour chaque traitement, nous indiquons la base légale selon les articles du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :
- Art. 6.1.f : Traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement
- Art. 6.1.a : Traitement basé sur votre consentement
- Art. 6.1.b : Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat
- Art. 6.1.c : Traitement nécessaire au respect d’une obligation légale
- Art. 6.1.e : Traitement nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public
Gestion du site web du CPAS
- Finalités : Fonctionnement et amélioration du site web, statistiques de visite, information et accompagnement des usagers.
- Base légale : Intérêt légitime (Art. 6.1.f du RGPD, amélioration des services en ligne et accessibilité de l’information sociale) et consentement pour certains cookies (Art. 6.1.a du RGPD).
- Catégories de données : Données de connexion, cookies, adresse IP.
- Conservation : Variable selon les finalités (voir politique des cookies).
- Destinataires : Service informatique, sous-traitants techniques.
Photos et vidéos d’événements et d’activités
- Finalités : Documentation et promotion des activités et événements du CPAS, valorisation des services sociaux et de l’action sociale.
- Base légale : Intérêt légitime (Art. 6.1.f du RGPD) pour les photos de groupe ou d’ambiance, consentement explicite (Art. 6.1.a du RGPD) pour les portraits individuels, notamment lorsqu’il s’agit d’usagers ou de personnes en situation de vulnérabilité.
- Catégories de données : Images, vidéos.
- Conservation : Archives du CPAS pour les événements d’intérêt historique ou institutionnel, 5 ans pour les autres.
- Destinataires : Public (publications du CPAS, réseaux sociaux institutionnels), archives du CPAS.
Remarque importante : Le CPAS accorde une attention particulière à la protection de l’image et de la dignité de ses usagers. Un consentement écrit est systématiquement demandé avant toute diffusion publique d’images identifiables.
Qu’est-ce qu’un cookie ?
Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre appareil (ordinateur, tablette, smartphone) lors de votre visite sur notre site web. Il permet de mémoriser certaines informations relatives à votre navigation afin d’améliorer votre expérience en ligne.
Quels cookies utilisons-nous ?
1. Cookies strictement nécessaires
Ces cookies sont indispensables au bon fonctionnement du site. Ils vous permettent de naviguer et d’utiliser les fonctionnalités essentielles. Ils ne peuvent pas être désactivés.
| Cookie | Finalité | Durée |
| Consentement cookies (CookieYes) | Mémorisation de vos préférences en matière de cookies | 1 an |
2. Cookies analytiques
Ces cookies nous permettent de mesurer l’audience de notre site et d’analyser la navigation des visiteurs afin d’améliorer nos contenus et services. Les données collectées sont anonymisées.
| Cookie | Fournisseur | Finalité | Durée |
| _pk_id | Matomo (hébergé localement) | Identification anonyme du visiteur | 13 mois |
| _pk_ses | Matomo (hébergé localement) | Suivi de session de navigation | 30 minutes |
ℹ️ Le CPAS utilise Matomo, un outil d’analyse d’audience hébergé sur ses propres serveurs. Vos données ne sont pas transmises à des tiers et restent au sein de l’Espace Économique Européen.
Comment gérer vos cookies ?
Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en matière de cookies :
- Via notre bandeau de cookies : lors de votre première visite ou en cliquant sur le lien « Paramètres des cookies » en bas de page.
- Via les paramètres de votre navigateur : vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser tout ou partie des cookies. Attention, la désactivation de certains cookies peut affecter le bon fonctionnement du site.
Liens vers les paramètres des principaux navigateurs :
Base légale
Le dépôt de cookies non essentiels est soumis à votre consentement préalable, conformément à l’article 6.1.a du RGPD et à la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques.
Les cookies strictement nécessaires sont déposés sur la base de notre intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) pour assurer le bon fonctionnement du site.
Contact
Pour toute question relative à notre utilisation des cookies, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données : dpo@cpas-ocmwberchem.brussels
Le CPAS de Berchem-Sainte-Agathe met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données personnelles, notamment contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle. Parmi ces mesures figurent :
- La sensibilisation et la formation régulière du personnel du CPAS aux bonnes pratiques en matière de protection des données et au respect du secret professionnel
- La mise en place de procédures strictes de gestion des accès aux données selon le principe du besoin d’en connaître, particulièrement pour les dossiers sociaux sensibles
- La sécurisation des locaux, des armoires de classement et des systèmes d’information
- La mise en place de procédures d’audit et de contrôle
- L’encadrement des relations avec nos sous-traitants et partenaires sociaux par des clauses contractuelles spécifiques
- La protection renforcée des données des personnes en situation de vulnérabilité
Notre personnel ayant accès à vos données est tenu par une obligation de confidentialité et de secret professionnel conformément à la loi organique des CPAS. Il est formé aux bonnes pratiques en matière de protection des données, avec une attention particulière portée à la sensibilité des données sociales.
Vos données ne sont pas transférées en dehors de l’Espace Économique Européen ou vers des opérateurs extra-européens qui ne font pas l’objet de décisions d’adéquation, sauf obligation légale ou avec votre consentement explicite.
Si un tel transfert devait avoir lieu, nous mettrions en place des garanties appropriées conformément au RGPD pour assurer la protection de vos données, notamment :
- La conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne
- L’adoption de règles d’entreprise contraignantes pour les transferts au sein d’un groupe d’entreprises
- L’adhésion à des codes de conduite ou mécanismes de certification approuvés
- L’obtention de votre consentement explicite après vous avoir informé des risques potentiels
Pour toute question concernant les transferts internationaux de vos données, vous pouvez contacter notre DPO.
Le médiateur bruxellois est une institution indépendante de médiation entre les citoyens et les administrations. Toute personne intéressée peut, gratuitement, introduire une réclamation, par écrit ou oralement, auprès du médiateur régional (Ombuds Bruxelles) au sujet du fonctionnement du CPAS. Avant de saisir le médiateur, vous devez d’abord prendre contact avec le CPAS aux fins de tenter d’obtenir satisfaction en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : info@cpas-ocmwberchem.brussels en précisant qu’il s’agit d’une plainte. Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse à votre plainte, il vous reviendra alors de saisir le Médiateur bruxellois.
- par e-mail : plaintes@ombuds.brussels
- online : https://www.ombuds.brussels/fr/obtenir-aide/plainte/formulaire
- +32 2 549 67 00
- par courrier : Ombuds Bruxelles, Place de la Vieille Halle aux Blés 1, 1000 Bruxelles
- ou sur rendez-vous
La réclamation ne peut se rapporter à des faits qui se sont produits plus de trois ans avant l’introduction de la réclamation. Lorsqu’un recours administratif ou juridictionnel est introduit, le médiateur peut instruire parallèlement la réclamation. Nous tenons à souligner que le recours au Médiateur bruxellois est complémentaire et ne se substitue pas à votre droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD). Vous pouvez exercer ces deux recours simultanément ou successivement selon la nature de votre préoccupation.
1. Description du service
Notre site web intègre un chatbot conversationnel basé sur l’intelligence artificielle (Frej.ai) pour vous aider à trouver rapidement l’information que vous cherchez. Ce service est disponible 24h/24 et 7j/7.
Le chatbot est fourni par Norse AI Solutions AB, société suédoise (Askrikevägen 32, 181 46 Lidingö, Suède).
2. Données collectées
Lors de votre utilisation du chatbot, les données suivantes peuvent être collectées :
Données d’usage automatiques :
- Votre adresse IP
- Type de navigateur et système d’exploitation
- Date et heure de vos interactions
- Contenu de vos messages
Données volontaires :
- Toute information que vous choisissez de partager dans vos messages
- Coordonnées (nom, email, téléphone) si vous les communiquez
⚠️ IMPORTANT : Ne partagez pas de données sensibles (santé, opinions politiques ou religieuses, numéro de registre national, informations bancaires, etc.) dans vos échanges avec le chatbot.
3. Finalités du traitement
Vos données sont traitées pour :
- Vous fournir des réponses automatisées à vos questions
- Améliorer la qualité du service
- Assurer la sécurité et prévenir les abus
- Analyser l’utilisation pour optimiser nos contenus web
- Détecter les situations de détresse pouvant nécessiter un suivi personnalisé par nos assistants sociaux
4. Base juridique
Le traitement repose sur notre mission d’intérêt public (article 6.1.e RGPD) qui nous impose d’assurer l’accès à l’information administrative pour tous les citoyens.
5. Destinataires de vos données
Vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :
- Norse AI Solutions AB (Suède) : exploitation de la plateforme
- GleSYS AB (Suède) : hébergement des données
- OpenAI Ireland Ltd / OpenAI LLC (Irlande/États-Unis) :
- traitement par intelligence artificielle
- Personnel habilité [Commune/CPAS] : services IT, communication
- Assistants sociaux du CPAS : consultation ciblée des conversations pour détecter les situations nécessitant un suivi personnalisé
Vos données ne sont jamais vendues ni partagées à des fins commerciales.
6. Transferts internationaux
Certaines de vos données peuvent être transférées vers les États-Unis dans le cadre du traitement par intelligence artificielle (OpenAI LLC).
Ces transferts sont encadrés par :
- Les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne (SCCs)
- Le chiffrement de vos données (TLS 1.3, AES)
- L’engagement contractuel que vos données ne seront pas utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle
7. Durée de conservation
Vos conversations sont conservées pendant maximum 12 mois, puis automatiquement et définitivement supprimées (y compris des sauvegardes).
8. Sécurité
Vos données sont protégées par :
- Chiffrement en transit et au repos
- Hébergement dans un datacenter certifié ISO 27001 (Suède)
- Détection automatique et suppression des données sensibles
- Contrôles d’accès stricts
9. Consultation des conversations (veille proactive)
Dans le cadre de notre mission d’aide sociale, nos assistants sociaux peuvent consulter certaines conversations de manière ciblée pour :
- Détecter les situations de détresse ou de rupture de droits
- Identifier les personnes pouvant bénéficier d’un accompagnement
- Améliorer la qualité des informations fournies
Cette consultation est strictement encadrée :
- Accès limité aux assistants sociaux habilités
- Obligation de secret professionnel
- Consultation ciblée et justifiée uniquement (pas de lecture systématique)
- Traçabilité complète des accès
- Contrôle par notre Délégué à la Protection des Données
Vous pouvez vous opposer à cette consultation (voir « Vos droits » ci-dessous).
Le service communication peut également consulter les conversations de manière anonymisée pour améliorer la base de connaissances du chatbot et les contenus de notre site web.
10. Vos droits
Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
- Droit d’accès : obtenir une copie de vos données
- Droit de rectification : corriger des données inexactes
- Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données
- Droit à la limitation : demander le gel de vos données
- Droit d’opposition : vous opposer au traitement de vos données
- Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré
- Droit d’opposition spécifique à la veille proactive :
Vous pouvez vous opposer à la consultation de vos conversations par nos assistants sociaux. Dans ce cas, vos conversations seront marquées et ne seront pas accessibles pour cette finalité.
Pour exercer vos droits, contactez notre Délégué à la Protection des Données : dpo@cpas-ocmwberchem.brussels
Délai de réponse : 1 mois maximum
11. Réclamation
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire uneréclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données belge :
Autorité de Protection des Données (APD) – Rue de la Presse 35 1000 Bruxelles
www.autoriteprotectiondonnees.be – contact@apd-gba.be
12. Limitations du chatbot
Le chatbot est un système d’intelligence artificielle qui peut parfois :
- Fournir des réponses approximatives ou erronées
- Ne pas comprendre certaines questions complexes
- Avoir des difficultés avec le langage très informel
⚠️ Pour toute démarche administrative importante, nous vous recommandons de vérifier les informations via nos canaux officiels (téléphone, email, guichet).
Le chatbot ne prend aucune décision administrative automatisée.
Toutes les décisions restent prises par des agents humains.
13. Alternatives au chatbot
Si vous préférez ne pas utiliser le chatbot, vous pouvez nous contacter par :
- Téléphone : 02 482 13 54
- Email : info@cpas-ocmwberchem.brussels
- En personne : Avenue de Selliers de Moranville 91, 1082 Berchem-Sainte-Agathe / Lu, Ma, Me : de 8h à 16h ; Je : de 8h à 16h ; Ve : de 8h à 16h
14. Contact pour questions
Pour toute question sur le traitement de vos données via le chatbot :
- Délégué à la Protection des Données
- Email : dpo@cpas-ocmwberchem.brussels
- Téléphone : +32 4 229 20 10
Cette politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements dans nos pratiques de traitement ou les évolutions législatives. La version la plus récente est disponible sur notre site web.
Dernière mise à jour : 16/02/2026
Exemple 1 : Droit d’accès à votre dossier social
Situation : Vous souhaitez connaître les informations que le CPAS conserve à votre sujet dans votre dossier d’aide sociale.
Comment exercer ce droit : Envoyez un e-mail à dpo@cpas-ocmwberchem.brussels en joignant une copie de votre carte d’identité. Précisez votre demande d’accès aux données de votre dossier social.
Notre réponse : Dans un délai d’un mois, vous recevrez un document récapitulant les informations vous concernant (identité, situation familiale, données relatives à votre demande d’aide, décisions prises, etc.).
Exemple 2 : Opposition à la publication de photos
Situation : Vous apparaissez sur une photo publiée sur le site web ou les réseaux sociaux du CPAS suite à une activité (repas des seniors, activité culturelle, événement à l’épicerie sociale B@bel Hut, etc.) et vous souhaitez que cette photo soit retirée.
Comment exercer ce droit : Envoyez un e-mail à dpo@cpas-ocmwberchem.brussels en précisant la photo concernée (date, événement, lien ou capture d’écran) et en demandant son retrait.
Notre réponse : Nous examinerons votre demande et, sauf intérêt légitime prépondérant, retirerons la photo ou la modifierons pour vous rendre non identifiable.
Bon à savoir : L’exercice de vos droits est totalement gratuit. Toutefois, en cas de demandes manifestement infondées ou excessives, le CPAS peut exiger des frais raisonnables couvrant les coûts administratifs ou refuser de donner suite à la demande.
Puis-je demander l’effacement de toutes mes données conservées par le CPAS ?
Non, pas dans tous les cas. Pour les données que nous traitons sur la base d’une obligation légale (par exemple les dossiers d’aide sociale, les données liées au revenu d’intégration sociale, les informations relatives aux services aux seniors ou aux personnes en situation de handicap), nous ne pouvons pas procéder à leur effacement car nous sommes légalement tenus de les conserver conformément à la loi organique des CPAS et aux autres législations en vigueur.
En revanche, pour les données traitées sur la base de votre consentement (comme l’inscription à la newsletter du CPAS ou la participation à des activités non obligatoires), vous pouvez demander leur effacement à tout moment.
Comment puis-je savoir quelles données le CPAS possède sur moi ?
Vous pouvez exercer votre droit d’accès en adressant une demande à notre DPO (dpo@cpas-ocmwberchem.brussels). Vous recevrez une réponse détaillée dans un délai d’un mois.
Pour faciliter le traitement de votre demande, précisez si vous souhaitez accéder à l’ensemble de vos données ou uniquement à celles traitées par un service spécifique (service social, insertion socio-professionnelle, médiation de dettes, Val des Fleurs, aide à domicile, etc.).
Le CPAS partage-t-il mes données avec d’autres organismes ?
Le CPAS ne communique vos données qu’aux destinataires prévus par la loi ou mentionnés dans notre politique de confidentialité. Par exemple, certaines données peuvent être communiquées à d’autres administrations publiques (SPP Intégration sociale, INAMI, mutualités, etc.) dans le cadre de leurs missions légales et de la gestion de votre dossier d’aide sociale.
Nous ne vendons jamais vos données à des tiers commerciaux. Tout partage de données se fait dans le strict respect du RGPD et uniquement lorsque cela est nécessaire pour vous fournir l’aide et les services auxquels vous avez droit.
Si je bénéficie d’une aide du CPAS, qui a accès à mon dossier social ?
Les informations relatives à votre dossier social sont accessibles uniquement à votre assistant(e) social(e) référent(e), au personnel du CPAS ayant un besoin légitime d’en connaître (direction, services administratifs concernés, médecin-conseil, psychologue selon les cas), et aux membres du Conseil de l’Action Sociale lorsqu’ils doivent statuer sur votre situation. Le personnel du CPAS est tenu au secret professionnel conformément à la loi organique des CPAS. Ces données ne sont jamais accessibles au grand public. Elles sont conservées pendant les durées légales prévues (minimum 30 ans pour les dossiers d’aide sociale).
Le CPAS a-t-il le droit de prendre des photos lors d’activités et d’ateliers ?
Oui, le CPAS peut capturer des images lors d’événements, d’ateliers (potager Pie Konijn, épicerie sociale, etc.) ou d’activités dans un but d’information, de promotion de ses services et de valorisation de l’action sociale. Ces captures sont considérées comme relevant de l’intérêt légitime du CPAS.
Toutefois, compte tenu de la sensibilité particulière liée au public accompagné par le CPAS :
- Vous pouvez toujours vous opposer à la publication d’images où vous êtes clairement identifiable
- Une attention particulière est portée aux images d’enfants et de personnes en situation de vulnérabilité
- Un consentement écrit est systématiquement demandé avant toute diffusion publique d’images identifiables d’usagers
Comment sont protégées mes données personnelles et sociales au CPAS ?
Les données traitées par le CPAS, notamment par le service social, font l’objet de mesures de sécurité renforcées :
- Accès strictement limité aux seuls agents concernés par votre accompagnement, selon le principe du besoin d’en connaître
- Secret professionnel : tout le personnel est tenu au secret professionnel conformément à l’article 458 du Code pénal et à la loi organique des CPAS
- Traçabilité des accès aux dossiers informatisés
- Sécurisation des locaux et des armoires de classement contenant les dossiers papier
- Procédures spécifiques pour le partage d’informations avec d’autres organismes (ONEM, SPF Sécurité Sociale, mutuelles, etc.), toujours limité au strict nécessaire et dans le respect de la loi
- Formation régulière du personnel aux bonnes pratiques en matière de protection des données sensibles
Ces données ne sont jamais utilisées à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées (votre accompagnement social et l’examen de vos droits).
